Integritets- och personuppgiftspolicy

Beslutad av AB Gavlegårdarnas styrelse 2022-08-19

Syfte

AB Gavlegårdarna värnar om din integritet. Vi vill att du som kund, medarbetare och leverantör ska kunna känna dig trygg när du uppger dina personuppgifter till oss. Därför har vi tagit fram en personuppgiftspolicy. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning, GDPR, och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter.

Syftet med policyn är att informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Varför behöver vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att fullfölja våra åtaganden. Vår utgångspunkt är att endast behandla de personuppgifter som behövs för ändamålet och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller information, marknadskommunikation och uppföljning. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla lagar samt utföra kund- och marknadsundersökningar.

Riktlinjer

Rättsliga grunder för behandling av personuppgifter

Den rättsliga grunden varierar beroende på vilken behandling och vilket ändamål det avser.

Vi behandlar personuppgifter i följande fall

• Avtalsförhållande, när det behövs för att fullgöra våra förpliktelser enligt avtal.
• Berättigat intresse, när vi anser behandlingen är nödvändig för ett specifikt ändamål där den registrerades intressen inte väger tyngre.
• Rättslig förpliktelse använder vi för behandlingar där vi har en rättslig förpliktelse att leva upp till.
• Om någon behandling kräver Samtycke, inhämtar vi det separat och du kan när som helst återkalla det. Vi kommer då inte längre att behandla dessa personuppgifter.

Personuppgifter som behandlas

• Kontaktuppgifter
• Personnummer
• Användarnamn
• Fotografier
• Ekonomiska uppgifter
• Uppgifter som du registrerar självmant och frivilligt uppger
• Innehåll som du själv publicerar, så kallat användargenererat innehåll
• Debiteringsgrundande information till exempel kontrakt och mätvärden
• Information om ditt hyresobjekt
• Registreringsnummer vid parkeringsärenden
• Annan avtalsrelaterad information
• Övrig frivilligt lämnad information i fritextfält via kontaktformulär eller liknande

Hur vi samlar in dina personuppgifter

• Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
• Uppgifter som lämnas när du använder våra digitala kanaler
• Uppgifter som vi får från offentliga register
• Uppgifter som vi får när du anmäler dig till nyhetsbrev och andra utskick
• Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar
• Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt har kontakt med oss
• Personuppgifter som inte längre behövs kommer att gallras enligt fastslagna rutiner.

Dina personuppgifter behandlas på ett betryggande sätt

Vi har rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Endast personer som behöver dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem, dessa kan vara både interna och externa.

I fråga om känsliga personuppgifter har vi särskilda behörighetskontroller, vilket innebär ett högre skydd för dina personuppgifter.

Våra IT-system har din integritet i fokus och skyddar mot intrång, förstöring samt andra händelser som kan innebära en risk för din integritet.

När vi lämnar ut dina personuppgifter

Vi lämnar endast ut dina personuppgifter till tredje part om du har samtyckt till det eller om det är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lagar, som tex offentlighetsprincipen där uppgifter kan lämnas ut efter en sekretessprövning.

I de fall vi lämnar ut personuppgifter till våra personuppgiftsbiträden, exempelvis en extern IT-systemleverantör, upprättar vi speciella avtal såsom personuppgiftsbiträdesavtal och sekretessavtal, som säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

Överföring till tredje land

Vissa leverantörer kan ha en del av sin verksamhet i länder utanför Sverige eller EU/EES, så kallat ”tredje land”. Om vi för att tillhandahålla tjänsten till dig överför din data till en leverantör i ett sådant tredje land, vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder och säkerställer att överförd data hanteras i enlighet med gällande lag.

Dels finns det vissa sådana länder som EU-kommissionen har beslutat att de uppfyller den nivå på skydd för personlig integritet som krävs, dels skriver vi regelmässigt avtal med våra leverantörer om att de är tvungna att tillämpa klausuler som EU-kommissionen har godkänt beträffande skydd för den personliga integriteten.

Ansvar

AB Gavlegårdarna är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att bolaget är ansvarig för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara. För att komma i kontakt med AB Gavlegårdarna, se vår hemsida för mer information; www.gavlegardarna.se

Dina Rättigheter

När vi behandlar dina personuppgifter har du under vissa förutsättningar särskilda rättigheter.

Dessa är:

• Rätt till registerutdrag
• Rätt till rättelse
• Rätt till radering
• Rätt till begränsad
• Rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter
• Rätt att inge klagomål till myndighet om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter enligt lag

Kontakta oss på info@gavlegardarna.se för mer information.

Dataskyddsombud

Dataskyddsombudet är utsedd att tillvarata den registrerades rättigheter och integritet och följer upp så att personuppgifter blir behandlade korrekt.

Kontaktuppgifter till Dataskyddsombudet:

E-post:
dataskyddsombud@gavle.se

Telefonnummer:
026-17 80 00

Klagomål

Om du har några frågor gällande denna personuppgiftspolicy eller anser att vi på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter kan du kontakta vårt dataskyddsombud eller tillsynsmyndigheten integritetsskyddsmyndigheten.

Integritetsskyddsmyndigheten

E-post:
imy@imy.se

Telefon:
08-657 61 00

Adress:
Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm